Unsere Best-Practice-Tipps: Projektmanagement

Mann im Stress


Im Grunde ist jeder von uns ein Projektmanager: Wir organisieren uns sowohl bei der Arbeit als auch in der Freizeit, mit Familie und Freunden, wenn wir einen Arzttermin vereinbaren oder einen Fitnesskurs buchen. So wie wir unseren privaten Alltag managen, funktioniert Projektmanagement auch im Job – man muss nur die Gegebenheiten verstehen.

Im Arbeitsalltag unserer Agentur besteht die Herausforderung darin, sich bei so vielen Online Marketing Kanälen und Parametern als Einzelperson und gleichzeitig im Team zu organisieren. Wie wir diese meistern, möchten wir euch heute mit ein paar unserer Best-Practice-Beispiele aus dem Projektmanagement vorstellen, die jeder für sich ausprobieren kann.

Projektmanagement muss man lernen – ähnlich wie eine Sprache: So wie wir Sprachen am besten durch tägliche Praxis erlernen, ist auch beim Projektmanagement die Anwendung ausschlaggebend für den Erfolg. Die Techniken mögen einleuchtend sein, wirklich umsetzen tun sie aber nur die Wenigsten, weil es schlichtweg anstrengend ist und Disziplin erfordert.

Viele, die sich mit dem Thema Projektmanagement bereits befasst haben, kennen auch das Eisenhower-Prinzip. Laut dieser Matrix hängt der Erfolg eines Projekts von der Priorisierung seiner Aufgaben ab: Welche Aufgaben müssen sofort erledigt werden? Welche sind zwar wichtig, aber nicht dringend? Durch das Aufteilen der Aufgaben fällt es leichter, die To-Dos in Kategorien einzuteilen, um so die Produktivität zu steigern.

Eisenhowermatrix1

Abbildung 1: Eisenhower-Matrix

Die zusätzlichen organisatorischen Arbeitsschritte mögen zu Beginn mehr Zeit in Anspruch nehmen, bei kontinuierlichem Nutzen gehen sie aber immer leichter von der Hand. Wichtig ist, sich Zeit zu nehmen und eine Methode zu finden, die gut zum jeweiligen Workflow passt. Je besser man mit einer Methode umgehen kann, umso größer ist der Output später. Aber wo fängt man an?

1. Erste Anlaufstelle ist dein E-Mail Postfach. Verschaff dir einen besseren Überblick über deinen Mailverkehr, indem du dir Ordner anlegst: für Kunden, Internes, Newsletter. Achte dabei auf strukturierte Ordnernamen, dann fällt dir das Priorisieren leichter:

01_Kunde_X, 01_Kunde_Y, 01_Kunde_Z
02_HR
03_Operations
04_News

Ähnliches Spiel bei der Benennung der E-Mails: Durch eine eindeutige Betreffzeile (je nach Kunde oder Department) wirst du deine Mails schneller auffinden.

2. Setz dir feste Zeiten, zu denen du deine E-Mails checkst. Viele Mailprogramme lassen sich so einstellen, dass sie die eingehenden Mails bündeln und dir erst zu benutzerdefinierten Zeiten ausspielen. So wirst du nicht ständig abgelenkt und kannst dich auf deine Arbeit konzentrieren.

3. Leg dir eine Backlog Liste an, auf der du jeden Gedanken festhalten und nach Prioritäten einstufen kannst. Notepad oder OneNote eignen sich sehr gut dafür, da du hier mit übersichtlichen Tabs arbeiten kannst.

Eisenhowermatrix2

Abbildung 2: Eisenhower-Matrix auf dem Desktop

4. Erstelle eine Eisenhower Matrix auf deinem Desktop – ganz einfach über Kurznotizen in vier Quadranten und das Ganze nach Farben sortiert. Erledigte Tasks werden einfach gelöscht. Ein „entrümpelter“ Desktop ist dabei von Vorteil.

5. Je nach Arbeitsweise und Zielsetzung ist es hilfreich, bereits freitags die kommende Woche zu planen. Stelle dir grundlegend die folgenden Fragen: Welche Aufgaben muss ich wann abliefern? Habe ich genügend Puffer eingeplant? Sind meine gesetzten Ziele realistisch? Kann ich Aufgaben an Kollegen abgeben? Dabei helfen dir Kalenderblöcke; feste Zeiten, an denen du dich Aufgabe X widmest und währenddessen auch nichts anderes machst. Für die Vergesslichen unter uns: zusätzlich zur Aufgabe, gleich einen Reminder erstellen.

6. Laut dem Pareto Prinzip sollst du 20% Aufwand in ein Projekt investieren, um 80% des Ergebnisses zu liefern. Dabei ist es ratsam, in regelmäßigen Abständen Feedback von deinem Kunden oder Vorgesetzten einzuholen, um Missverständnisse zu vermeiden und die Qualität deiner Arbeit zu sichern.

7. Arbeite mit einem Whiteboard und Post-its. Diejenigen, denen digitale Notizen weniger liegen, können sich mit klassischen Post-its helfen. Sobald eine Aufgabe erledigt ist, wird der Notizzettel zerrissen. Das hat symbolischen Charakter und macht Spaß.

8. Die Balance ist wichtig: Achte bei deiner Tagesplanung auf einen ausgewogenen Mix an Aufgaben. Auf stressige Aufgaben sollten entspannte Aufgaben folgen und umgekehrt. Überlade dich nicht, andernfalls bist du schnell frustriert und schiebst Aufgaben nur noch vor dir her.

9. Kenne deine Schwächen: Gib dir Mühe, deine geplanten Zeiten nicht zu überziehen. Verwende eine Stoppuhr, wenn es dir hilft. Falls es doch länger dauern sollte, scheu dich nicht davor, deine Kollegen oder Vorgesetzten rechtzeitig zu informieren. So können nicht nur du, sondern auch die restlichen Projektmitglieder vorausschauend planen und ihre Kapazitäten optimal einsetzen.

10. Installiere dir Rescue Time – ein hilfreiches Tool, das dir anzeigt, was du über den Tag verteilt gemacht hast und wie viel Zeit du mit den jeweiligen Programmen verbringst. Kontrolliere dich selbst und versuche so Ablenkungen zu minimieren. Interessant kann es zum Beispiel sein, folgende Fragen zu stellen Wie lange habe ich gebraucht, um meine E-Mails zu beantworten? Muss ich wirklich eine Stunde am Tag via Skype kommunizieren oder bin ich mit dem Telefon schneller?

Rescuetime2

Rescue Time

Abbildung 3: Rescue Time

11. Schieb unliebsame Aufgaben nicht auf, denn es wird nicht besser. Aufgeschobene Aufgaben wirken sich negativ auf deine Stimmung aus. Arbeite sie deshalb so schnell wie möglich ab und belohne dich dafür lieber hinterher mit etwas, das bei dir funktioniert – auswärts essen gehen, Shopping, Schokolade, etc.

12. Wie behältst du den Überblick? Neben Kalendererinnerungen für wichtige Aufgaben und To-Dos ist ein E-Mail-Ordner „Nachhaken“ hilfreich. Im Laufe des Tages oder der Woche füllst du diesen Ordner mit Mails und arbeitest ihn an einem fixen Tag in der Woche ab.

13. Entrümple deinen Schreibtisch und sorge dafür, dass dein Arbeitsplatz sauber bleibt. Selbiges gilt für den Desktop: Bemüh dich den Desktop ab und an aufzuräumen. Wenn du nicht genügend Zeit hast, dann verschieb zumindest die angesammelten Dateien in einen „Später aufräumen“ Ordner, dem du dich bei Zeiten widmen kannst.

14. Mit Hilfe von Rätselgeschichten wie etwa Black Stories, kannst du dein strategisches Denken trainieren. Ziel des Spiels ist es, mit nur ein paar vorgegebenen Eckdaten des Endszenarios, den gesamten Ablauf einer Geschichte herzuleiten. So lernst du automatisch, Zusammenhänge schneller zu erkennen und in einen logischen Kontext zu setzen.

Die Umsetzung der Tipps mag zu Beginn ein wenig Zeit in Anspruch nehmen, doch der Output wird sich lohnen. Wir wünschen viel Erfolg dabei, die Sprache des Projektmanagements zu lernen und freuen uns über weitere Vorschläge!

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